働き方改革は時間管理から
こんにちは、Outlook時間管理コンサルタントの二木奈緒（にきなお）です。
「働き方改革」の必要性が叫ばれ続ける中、皆さんの所属する組織ではどのような取り組みがなされているでしょうか。2019年4月から「働き方改革関連法」が順次施行され、さらに新型コロナウイルスの流行で社会の環境が激変する昨今、「働き方改革」はあらゆる組織が向き合うべき取り組みとなっています。
本当の意味での「働き方改革」がなされているか
企業において「働き方改革」というと、残業○時間削減・有給休暇○日以上取得・・・といった目標が先行しがちです。もちろん、その目標が本当の意味で達成できれば、社員のワークライフバランスは向上するでしょう。労働時間削減は育児や介護など、様々な事情を抱えた社員や高齢者の就業継続にも有効です。
しかし、「働き方改革」の真っ只中においても、社員に求められる成果の質と量は変わらない、むしろ要求される水準はどんどん高まっていく傾向にあります。そんな中、きちんとしたバックアップもなく労働時間の削減目標達成だけが義務化された場合、サービス残業や社員のストレス増の原因にもつながり、その結果、アウトプットの質が落ちるといった悪循環も招きかねません。
「真の働き方改革」に必要な6つのステップ
長時間労働の是正のためには、ただ会社が掲げる数値目標必達の指示を出すだけでなく、組織ごとにしっかりと下記の6つのステップを踏むことが必要です。
- 現状把握 －「どの業務にどのくらい時間がかかっているのか？」
- 課題発見 －「なぜその業務にそのくらいの時間がかかるのか？」
- ターゲット選定 －「所要時間を削減すべき、またはなくすべきはどの業務か？」
- 改善策検討 －「その業務の所要時間をどうやって削減するか、またはなくすか？」
- 改善実行
- 効果検証
時間管理で現状把握を
簡単そうに思えて意外と難しいのが、1番の「現状把握」です。
長時間労働が慢性化している社員にただ「なぜそんなに残業する必要があるのか？」と聞いても、「とにかく忙しい」「やることが多い」・・・といった答えが返ってくるのではないでしょうか。「何にどれだけ時間がかかったのか、今から全て書き出してみなさい」と言っても、仕事に追われる日々を細かく思い出すことは困難を極め、そのせいでさらに残業が増えてしまいます。
そこでご紹介したいのが、パズル式時間管理術です。
全てのタスクを時間軸上に見える化して計画し、実行に合わせてどんどん予定を実績に置き換えていく。1週間が終わった時には、「何にどのくらい時間を使ったのか」をひと目で振り返ることができる・・・そんなことが簡単にできたら良いと思いませんか？Outlookという便利なツールを使えば、驚くほど簡単に、そして楽しく、まさにパズルするように時間管理ができます。もちろんGoogleカレンダーでも同様です。
このように、パズル式時間管理術は、「働き方改革」においてまず取り組むべき「現状把握」を容易にします。
課題発見～効果検証まで
現状把握さえできれば、続くステップの課題発見～ターゲット選定もさほど難しくはありません。
改善策検討～改善実行のステップは、「大規模なDX（デジタルトランスフォーメーション）が必要」となれば投資判断なども必要になりますが、現状把握がしっかりとできていれば、改善実現による労働時間削減の費用対効果が判断材料の一つになります。効果検証も言わずもがな。改善実行前の「現状」と改善実行後の「現状」を比較するだけです。
もちろん改善策は「大規模なDX」などの大がかりなこととは限りません。たとえばこのような流れは具体的にイメージしやすいのではないでしょうか。
- 現状把握：多くの部下がExcel作業に必要以上に時間をかけすぎている
- 課題発見：上司と部下のExcelスキルに差があり明確な指示ができていない・伝わっていない
- ターゲット選定：影響範囲・業務におけるウェイトから、改善による効果が期待できる
- 改善策検討：管理職を対象に、課題解決につながるような研修実施を検討
- 改善実現：管理職研修にて家門理恵先生の「部下にExcel作業を依頼する上司のための知識＆スキル習得講座」を実施
- 効果検証：研修実施前と実施後の部下のExcel作業時間を比較
社員ひとりひとりが「働き方改革」の担当者
「働き方改革」は組織単位で行うだけのものではありません。パズル式時間管理術を実践すると、「真の働き方改革」に必要な6つのステップを自分の業務の中で回していくことが可能になります。そして、そこから組織の課題となりうるものを提起し、改善に向けたプロジェクトチームを立ち上げ周囲を巻き込んで大きな改善効果を生み出すボトムアップでの「働き方改革」をも実現できるようになるのです。
そう、働き方改革は時間管理から。
ご興味をお持ちいただけた方はぜひ、お問い合わせください。
