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新生活にも、パズル式時間管理術!

めっきり春めいて、満開の桜を見ながら、新年度の始まりを実感する今日この頃。入社・異動・転職・・・この4月に環境が変わり、新生活のスタートを切られた方も多いのではないでしょうか。今回は、新たな仕事に臨む時のパズル式時間管理術の活用方法についてご紹介します。

新生活の不安をパズル式時間管理術で解消

入社でも異動でも、新しい仕事を始める時は、予定表も、そして頭の中もまっさらな状態だと思います。新生活の希望も大いにあると同時に、未知の業務に対する不安もつきもの。特に、「何をすべきかがわからない」という状況はとても不安なものです。仕事の引き継ぎを受ける時にこそ、パズル式時間管理術を活用して、タスクを見える化しましょう。

パズル式時間管理術では、タスクが生まれた瞬間に、Outlook予定表やGoogleカレンダー上に見える化(=ピース化)するという方法をお伝えしています。そして、タスクが生まれる瞬間は全て、以下の3つに分類できます。

新しい仕事に臨む時、「あなたは今日からこの仕事をしてください」と担当業務の説明を受けると思いますが、それも大きくとらえると、指示・依頼型のタスクということになります。上司から担当業務の説明を受けた時点では、実際にいつ何をするのかは曖昧な状態です。そこから、詳細の引き継ぎを受けるにつれ、ルーティーンも含めて徐々に明らかになっていきます。具体的にその仕事では「いつ何をするのか」の説明を受けた時点で、Outlook予定表やGoogleカレンダーを使って、時間軸上に表現してみてください。自分なりに理解した業務を表現できたら、説明者(前任者や先輩など)に確認してもらいます。そうすることで、ヌケモレを指摘してもらったり、どの作業にどのくらい時間がかかるかといったことを確認できます。

潜在型タスクについての記事はこちら。

初めての仕事では、実際にやってみて思ったより時間がかかったり、人に質問しないとわからなかったり、といったことはもちろんあると思いますが、一番こわいのは「やるべきことを漏らしてしまうこと」。逆に、「いつ何をすべきか」がある程度見えていれば、あとは実践あるのみ、どんどん調べたり質問したりしながら、自分のものにしていきましょう。実践しながら、「あ、これをする前にはこれをしないといけないんだな」「これは1時間でできると聞いていたけど、自分がやると1時間半はかかるな」といったことを自分の予定表上でアップデートしていくと、それが自分の業務マニュアルにもなってきます。

「引き継ぎ」こそが財産になる

パズル式時間管理術で日々の実績をつけていくことは、引き継ぎにも役立ちます。慣れた業務を人に説明するのは案外難しいもの。自分なら、意識していなくとも気づくことができるタスクでも、引き継ぐ時にはあらかじめ伝えておかなくてはなりません。タスクを見える化しておくと、引き継ぎ漏れを起こす心配がなくなります。ぜひ、自分が時間をかけて確立してきた業務の進め方を、後任の方にも漏らさず伝えてあげてください。私は、仕事というのは、そういった「先人の知恵」の積み重ねで良くなっていくものだと信じています。ですので、「引き継ぎ」こそ自分がこの会社に永続的に貢献できる大事な業務・財産だと捉え、自分が時間をかけて失敗もしながら習得したことを、新しくきた人にはできる限り全てを伝え、残していこうと心がけています。

パズル式時間管理術はコーチングにも有効

また、パズル式時間管理術を組織内で活用していくと、新しくきた人の指導・コーチングにもとても便利です。その人の業務設計を確認するのに、時間軸上で計画を見せてもらえれば、何が抜けているか、作業見積もりが甘くないかといったことのチェックがしやすくなります。個人のOutlook予定表やGoogleカレンダーを共有している組織においてはなおのこと、その人の予定を見に行くだけで状況がよくわかります。

マネジメントでの活用について、こちらの記事も合わせてご参照ください。

組織内で人の入れ替わりが多いこの季節。ぜひ、社員自身の業務理解や引き継ぎ・コーチングに、パズル式時間管理術の活用をご検討ください。

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